Национальный исследовательский ядерный университет «МИФИ»
Факультет: «Автоматики и электроники»
Кафедра: «Микро- и наноэлектроники»
Конспект по дисциплине: «Компьютерный практикум ˗13»
На тему:
«Документ MS. Word всем миром»
Группа: А4-11
Подготовил: Петухов К.А.
Преподаватель: доц. Лапшинский В.А.
Дата: 25.06.2013
Москва 2013
Глоссарий
Шаблон — это совокупность параметров документа для его многократного использования, иными словами, каркас вашего документа. Выбрав тот или иной шаблон, вы в дальнейшем используете те средства, которые в нем уже заложены.
Динамическая ссылка – это ссылка на страницу сайта, который работает на базе данных (PHP) или на нем отрабатываются скрипты (JavaScript). Динамические ссылки отличаются от статических тем, что у статических адрес меняется лишь тогда, когда вносятся изменения в тело страницы. Динамические же генерируются по запросам к базе данных.
Колонтитул (фр. colonne — столбец и лат. titulus — надпись, заголовок) — заголовочные данные, помещаемые над или под текстом на нескольких или на всех страницах книги, газеты, журнала или другого многостраничного издания.
Сокращения
ПК – персональный компьютер.
MS – Microsoft
Оглавление
ВВЕДЕНИЕ.........4
1. ОБЩИЕ ЗАМЕЧАНИЯ...........................................................5
2. Форматирование рисунков и подписей к ним.........5[/l]
3. ФОРМАТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ И ПОДПИСЕЙ К НИМ.......7
4. Создание ссылок на использованную литературу....7
5. Вставка в документ текста из другого документа..........9
6. Вставка специальной страницы........................11
ЗАКЛЮЧЕНИЕ........10
ИСТОЧНИКИ ИНФОРМАЦИИ..........10
Введение
Приведённые практические рекомендации предназначены для экономии сил и времени при работе с MS Word и наиболее актуальны тогда, когда документ создаётся несколькими людьми или на основе нескольких документов, созданных разными людьми.
При коллективной работе над документами мы сталкиваемся с проблемами, не знакомыми тем, кто сам ведёт свои файлы от чистого листа и до печати. Как только мы пытаемся соединить несколько документов, созданных разными людьми, в один, или просто хотим вставить часть одного документа в другой, текст удивительным образом "портится", и часто единственным выходом становится вставка "неформатированного текста" с последующим его форматированием. Бывает и хуже: с первого взгляда после вставки - всё нормально, а через некоторое время вдруг замечаешь, что нарушился вид того, что считалось давно завершённым и куда возвращаться нет ни времени, ни желания. Если ко всем прочим бедам размер документа перевалил за сотню страниц, а текстовый редактор "еле шевелится" и временами "валится", то можно просто впасть в отчаянье...
Кратко говоря, причина большинства проблем в том, что разные люди создают документы разными способами. То, что на бумаге два документа выглядят похоже, совсем не означает, что после соединения двух документов в один Вам не придётся потратить кучу времени на то, чтобы заставить этот один документ выглядеть приемлемо.
1. Общие замечания
Настройка MS Word
Необходимо включить «Непечатаемые символы» (рисунок 1) кнопка «Стандартные». Необходимо добавить на панель инструментов "Форматирование" список «Стиль»: . Стили иногда удобнее выбирать также из "Области задач
Рисунок 1. «Стандартные»
Использование стилей
Создавайте новый документ на основе "правильного" шаблона MS Word . В шаблоне должны быть созданы стили, названия которых встречаются далее по тексту. Для форматирования используйте только стили. "Ручное" форматирование абзацев должно быть. И конечно, стили должны использоваться только по своему назначению.И последнее в кратком экскурсе по стилям: никогда не используйте стиль "Обычный" в своём документе и не создавайте стили на его основе.
Копируйте заготовки форматов (подписи к рисункам и таблицам, сами таблицы, оглавления и т.п.) из "правильного" документа.
2. Форматирование рисунков и подписей к ним
Вставка рисунка
Создайте пустой абзац стиля “Picture”. Рисунок будем вставлять в этот абзац, поэтому оставьте курсор в данном абзаце. Во-первых, на этом примере становится понятна необходимость видеть "непечатаемый символ" конца абзаца: . Ведь не видя конца абзаца, не понять: куда же конкретно указывает курсор. А во-вторых, имейте ввиду: стиль “Picture” не так прост, как кажется. Абзац данного стиля всегда будет на той же странице, что и следующий за ним абзац (подписи к рисунку), поэтому Вам никогда не придётся перед печатью документа проверять: "Не разбежались ли подписи и рисунки к ним на разные страницы?". Вставьте рисунок: в меню «Вставка → Рисунок → Из файла». В контекстном меню рисунка,«Формат рисунка → закладка Положение → Обтекание: в тексте».
Создание подписи к рисунку
Сразу за абзацем стиля “Picture” вставьте абзац стиля “Picture Caption” с заранее подготовленным полем нумерации рисунков. Для этого, например, скопируйте абзац с подписью рисунка из "правильного" документа. Если образца под рукой нет, то один раз нужно будет создать подпись к рисунку, см. раздел "Создание поля для нумерации рисунков" ниже. Для обновления номера рисунка во вставленном абзаце выделите абзац и нажмите клавишу F9. И допишите текст подписи к рисунку.
Создание поля для нумерации рисунков
Данную процедуру достаточно проделать только один раз, чтобы получить образец. Потом быстрее его копировать, а не создавать заново. Откройте диалог вставки поля: в меню «Вставка → Поле...». (Рисунок 1)
Рисунок 1. «Вставка поля нумерации рисунков»
В списке "Поля" выберите "Seq". В поле "Коды поля" допишите следующее: «SEQ Рисунок \* ARABIC». Очистите флажок "Сохранять формат при обновлении".Нажмите кнопку "OK".
3. Форматирование таблиц и подписей к ним
Создание подписи к таблице
Вставьте абзац стиля “Table Caption” с заранее подготовленным полем нумерации таблиц. Для этого, например, скопируйте абзац с подписью к таблице из "правильного" документа. Если образца под рукой нет, то один раз нужно будет создать подпись к таблице: аналогично подписи к рисунку, только код поля будет «SEQ Таблица \* ARABIC».
Для обновления номера таблицы выделите абзац и нажмите клавишу F9.
Создание таблицы
Сразу за абзацем стиля “Table Caption” создайте абзац стиля “Table”. Вставьте таблицу в этот абзац: в меню «Таблица → Вставить → Таблица». «Автоподбор ширины столбцов»: «по ширине окна». Выделите таблицу: меню «Таблица → Выделить → Таблица». Назначьте всей таблице стиль «Table Cell»,. Выделите первую строку таблицы, после этого: назначьте всей строке стиль «Table Column Header»; сделайте первую строку повторяющейся в начале каждой страницы: меню «Таблица → Свойства таблицы → закладка Строка → установите флажок «повторять как заголовок на каждой странице».опционально: заливка заголовка колонок. Меню «Формат → Границы и заливка → закладка Заливка → серый 10%».
4. Создание ссылок на использованную литературу
Создание ссылки на элемент списка использованной литературы
Выберите в меню «Вставка → Ссылка → Перекрёстная ссылка…». Откроется окно «Перекрёстные ссылки». Если в раскрывающемся списке «Тип ссылки» есть строка «Reference» (Рисунок 1), то выберите «Reference» из списка.
Рисунок 1. Окно «Перекрёстные ссылки»
Добавляем «Тип ссылки» «Reference». Для этого в меню «Вставка → Ссылка → Название…». Откроется окно «Название». Нажмите на окне кнопку «Создать…». Откроется окно «Новое название». Введите название: «Reference» и нажмите кнопку «ОК». В обновлённом окне «Название» нажмите кнопку «Закрыть». Переходите к шагу 1. На окне «Перекрёстные ссылки» в поле «Вставить ссылку » выберите «Постоянная часть и номер» (Рисунок 2) и нажмите кнопку «Вставить».
Рисунок 1. «Вставить ссылку на»
Ссылка будет вставлена в то место документа, где находился курсор. После этого нажмите кнопку «Закрыть» для того, чтобы закрыть окно «Перекрёстные ссылки». Остаётся вручную добавить квадратные скобки вокруг данной (динамической) ссылки. Ссылки на рисунки и таблицы создаются аналогично описанной выше процедуре, только в качестве значения поля «Тип ссылки» выбираются «Рисунок» или «Таблица» соответственно.
5. Вставка в документ текста из другого документа
Возможны следующие варианты перечисленные в порядке увеличения трудоёмкости:
1. Данный способ полностью корректно работает в ограниченном числе случаев, самый простой из которых: использование одного и того же шаблона MS Word для обоих документов (или документов, имеющих одинаковые списки стилей) плюс правильное использование стилей, см. раздел «Использование стилей».
1а. Просто скопируйте часть Документа Чужого и вставьте её в Документ Наш.
1б. На самом деле, даже при одинаковых названиях стилей, но при разных шаблонах, MS Word не совсем корректно меняет форматирование маркированных или нумерованных списков: абзацы списков после вставки могут иметь изменённый формат. После вставки необходимо изменить формат списков на "чистый" (неизменённый) стиль. Для этого в контекстном меню абзаца "Выделить текст, имеющий такой же формат", после чего выбрать неизменённый стиль в списке стилей.
2. Данный способ применим только для "правильного" Документа Чужого.
2a. Назначьте Документу Чужому тот же шаблон MS Word, который назначен Документу Нашему. Для этого в меню "Сервис → Шаблоны и надстройки...", на закладке Шаблоны нажмите кнопку "Присоединить..." и выберите тот же шаблон MS Word, что и у Документа Нашего. В окне "Шаблоны и надстройки" (Рисунок 1) установите флажок "Автоматически обновлять стили" и нажмите кнопку "OК".
Рисунок 1. Обновление стилей в документе
2б. Вы увидите, что Документ Чужой приобрёл точно такой же вид, как и Документ Наш.
2в. После этого просто скопируйте часть ДокументаЧужого и вставьте её в ДокументНаш.
3. Один раз переформатируйте Документ Чужой, сделав его «правильным» документом, после чего отдельные части этого документа можно копировать в Документ Наш первым, самым быстрым способом.
Возможная модификация данного способа: создайте новый Документ, в него скопируйте нужную часть Документа Чужого, и после этого сделайте «правильным» Документ.
4. Скопируйте часть ДокументаЧужого и вставьте в ДокументНаш как неформатированный текст. (Меню «Правка → Специальная вставка → как Неформатированный текст»). После этого в ДокументеНашем вручную, абзац за абзацем, восстановите форматирование.
6. Вставка специальной страницы
В данном примере описана последовательность действий по вставке страницы формата А3 (из ДокументаА3) в ДокументА4. Задача осложняется тем, что оба документа имеют рамки («автофигуры» MS Word, помещённые в колонтитулы страниц), которые, естественно, необходимо сохранить. Откройте оба документа: ДокументА3 и ДокументА4. В том месте ДокументаА4, куда необходимо вставить страницу А3, добавьте два пустых абзаца (стиля «Основной текст» (Body text).Установив курсор в первый (из добавленных) абзац, добавьте раздел. В меню «Вставка → Разрыв… → на окне «Разрыв» выберите «Новый раздел со следующей страницы»» и нажмите кнопку "OK" (Рисунок 1).
Рисунок 1. Вставка разрыва раздела
Установив курсор на второй добавленный абзац , переключитесь на просмотр колонтитулов, в меню «Вид → Колонтитулы», и для обоих (верхнего и нижнего) колонтитулов снимите привязку колонтитула к предыдущему разделу, нажав кнопку «Как в предыдущем» (Link to Previous).
Оставьте курсор во втором абзаце (он будет после новой границы раздела). Сюда мы сейчас будем добавлять страницу из ДокументаА3.
В ДокументеА3 переключитесь на «Вид → Обычный» и установите «Вид → Масштаб…», удобный для копирования страницы вместе с разрывом раздела после неё. Добавьте разрыв раздела после страницы, которую необходимо скопировать, (также, как Вы делали выше). При этом снять привязку колонтитулов к предыдущему разделу нужно для раздела, в котором находится страница, предназначенная для копирования, (т.е. выше добавленного разрыва раздела). Выделите страницу обязательно вместе с разделителем раздела после неё. Скопируйте выделенную часть ДокументаА3 в буфер. Вставьте буфер в ДокументА4. Проверьте корректность вставки. В случае замеченной ошибки, отмените последние действия и, при необходимости, повторите их.
Заключение
Все выше описанное должно помочь в первую очередь коллективной работе над документом, что наиболее часто практикуемое и разумное. Следуя этим нехитрым правилам можно сэкономить как силы, так время и нервы, что не мало важно.
Источники информации
1. ru.wikipedia.org
2. http://yurivolkov.com/articles/msword.html
Источник: http://yurivolkov.com/articles/msword.html | 
